プレゼンテーションを成功させるための資料の構成を考えよう

時には多くの人前で話す事もあるプレゼンテーションですが、人数が多くなればなるほど緊張して上がってしまうという人もいらっしゃる事かと思います。
プレゼンテーションにおいては話す内容はもちろん大切ですが、話す内容をより理解してもらうための資料の構成の仕方もとても大切です。

自分や会社の考えを他の人に分かりやすく説明するためにはどのような試料を用意すると良いのでしょうか。
伝えたい事を明確にして、伝えたい相手に効果的に思いを伝えましょう。

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プレゼンテーションで伝えたい事をはっきりさせてから資料を構成

聞き手に自分や自社の考え、商品を伝える手段としてプレゼンテーションが行われます。
自分が聞き手の時には受け身でいても、自分が伝える側となると話が全く変わります。

何をゴールとするのかを見据えたプレゼンテーションにする

聞き手に思いを伝えるために一番大切なのは「何を伝えたいか」という事を明確にする事です。

ここがあやふやになってしまうとプレゼンテーションの全体像がぼやけてしまいます。
伝えたい事をはっきりとさせて話のオチをここに持ってこなくてはなりません。

プレゼンテーションを成功させるためには、聞き手に内容をしっかりと理解した上で納得してもらい、その内容について聞き手が行動をしてもらえるようにポイントを押さえながら思いを伝えるようにします。
このポイントを押さえる事ができたら、聞き手の願いと自分の思いが一致するのでプレゼンテーションは成功という事になります。

何のためのプレゼンテーションなのかで資料の構成は変わる

一つ目は、社内の誰かに向けた報告や提案と言った形のプレゼンテーションで、一般的には上層部や目上の人に向けてのもので、これを報告型のプレゼンテーションと言います。
そしてもう一つは社外の人に向けたプレゼンテーションです。
一般的には自社の理念や商品、サービスなどを提案する事が多いので提案型と呼ばれます。

伝えたい事を３つの章で構成していく

ただ平坦に話をしていても聞いている側は退屈してしまいますから、話に抑揚をつけたり変化を与える事で聞き手をしっかりと話に惹きつけるようにします。

良いプレゼンテーションとは、最初は伝えたい事柄にあまり興味関心がない聞き手に自分の思いを聞いてもらい、聞き手の興味や関心をひいて心に良い意味での変化をもたらし、自分の考えを認めてもらって、すすめた商品を購入してもらえるようにしてもらったり、問題解決のために動いてもらったりすることです。

プレゼンテーション成功の秘訣は相手の感情にいかに訴えかけられるかという事にもかかってきます。

ですから、自分が聞く立場だったらどのように訴えかけられると感情が揺れるかという視点から伝えたい事を見つめたり、伝える側としてどのような言葉を使えばよいかなども考慮しながら、自分が行うプレゼンテーションはどちらの型が有効なのかも見極めて聞き手、語り手双方の立場に立って資料を構成していくようにしてください。

社内でのプレゼンテーションの資料構成の仕方

社内で新しい提案をしたり、改善したい点を報告したい時のプレゼンテーションの資料の構成の仕方をご紹介します。

報告型のプレゼンテーションの構成の基礎

報告型

1. 現状報告、問題提起
2. 解決策
3. 結果

の３部構成にします。

今ある問題を具体的に提示するところから始めます。

そのためには自分も問題点の細かい所までもしっかりと把握しておくことが必要です。
それから解決のためにどうしたらいいのかという事を考えます。

報告型のプレゼンテーションでの禁忌は感情に訴える事

しっかりと事実を述べて順序立てて話を展開していくことが大切です。

そして最後の部分に、根拠となる伝えきれなかったデータを添付しておきます。
これは最後の質疑応答の部分などで質問が飛んだ時などにも使う事ができますし、十分に考えて調べてきたという事も伝えられる効果があります。

社外プレゼンテーションでの資料の構成はメリットを繰り返し伝える

社外でプレゼンテーションをする時には、営業で自社の商品やサービスの紹介をする時が多いのではないでしょうか。
提案型のプレゼンテーションは報告型のプレゼンテーションとは少し違った進め方をします。

社外プレゼンテーションでは最初が肝心

聞き手に商品をすすめるような提案型のプレゼンテーション

1. 聞き手の心を掴む導入
2. 提案
3. 行動してもらいたい事

の３部構成で資料を作ります。

最初にしたいのは、聞き手が困っていることなどを正確に把握して共感してもらう事です。

聞き手が困っている事について質問形式をとりながら聞き手の考えを導いていきます。

それから、自分がおすすめする事で聞き手にどのような利点があるのかをひたすらアピールしていきます。

おすすめしているものが聞き手に対してどのようなメリットを与えるのかを、聞き手の目線に立って分かりやすく説明します。
この時に質問される事には根拠は大切になりますから、しっかりとした根拠を持って挑むことも忘れないようにしてください。

メリットを十分に伝えられたら、してほしい事も伝えます。

初めて使うものや新しい事をする時と言うのは、人は多かれ少なかれ抵抗を感じる事がありますので、この話を聞いた後でどうしてほしいのかと言うことも明確に伝えましょう。

資料の構成の仕方も大切だけどプレゼンテーションでは話し方も大切

プレゼンテーションでは、準備が何よりも大切だと言われています。
ですから資料の構成の仕方も本当に大切なのですが、もう一つ大切な事があります。

話し方、使う言葉にも注意しましょう。

プレゼンテーションではどんなに完璧な資料を用意したとしても、話し方に自信が無かったりすると資料が台無しになってしまいます。
ですから、話し方にも気を付けてください。

適切な速さで大きな声、時にはジェスチャーを交えて適度な間も入れます。
ずっとしゃべり続けていては聞いている方も疲れてしまいます。
自分の話を聞いて頷いてくれる人は味方と思って、そういう人をいち早く見つけて話すようにします。

また、横文字ばかりや専門用語連発は、同じ業界の人なら良いかもしれませんが、分かりづらい事もありますから、誰にでも分かりやすい言葉を選んで使うようにしましょう。
専門外の人に専門用語を連発する人は信用できないと考える人もいますので、自分だけ分かってるという状態は避けましょう。