日常生活を送っていると、様々な場面で書類を受け取る事が多いものです。
生活に関わる書類から仕事や趣味に関わるもの、お子様のいるご家庭では日々学校や幼稚園から出されるプリントがたくさんあり、ちょっと目を離したら自宅のあちこちに書類があるという事も珍しくないことです。
書類の中には重要度の高い物から低い物まで様々ですが、溜まりすぎるとどう手を付けたら良いのか途方に暮れてしまう事もありますので、日頃から整理整頓しやすくするように工夫をする事も大切です。
あふれかえる書類を上手に保管して必要な時にすぐに出せるようにしておきましょう。
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自宅にある書類を整理する前に
どのように書類を整理するかにもよりますが、一般的には書類を整理整頓しようと思ったら「ファイル」を使って項目に分けてファイリングして保存する方が多いでしょう。
ファイルの形状
文具店などに行くと様々な形態のファイルが並んでいます。
入れるものに合わせてファイルを選ぶと整理しやすくなります。
- 【クリアポケット】
100円ショップなどでもたくさんの種類が用意されているのはクリアポケットのファイルです。
透明のポケットの中に書類を差し込んで保存するファイルで、中身の確認がしやすいので大変便利です。
クリアポケットファイルには書類の数が決まっていてそれ以上増える事の無い書類を入れるようにすると良いでしょう。 - 【二穴タイプ】
ファイルに二つのリングが付いていて、そこに穴を開けた書類を通してまとめるタイプのファイルです。
書類に穴あけパンチを使って穴を開けて綴じるので、ファイルに収まる限り入れる枚数を細かく気にせずにまとめる事ができるので子供が学校からもらってくるプリントのように増える事が予想される書類を綴じるのに適しています。
ただし、書類には穴をあけなくてはなりませんので大切な書類を保存するにはあまり適していません。 - 【ページを増やせるファイル】
クリアファイルはページを増やす事ができませんが、リフィルする事ができるファイルなら自分の好きなようにページを増やせるので自分に合ったファイルを作る事ができます。リフィルにもたくさんの種類があり、名刺を入れられるようになっているものやCD-ROMを入れられるようになっているものもありますので、入れたいものに合わせた構成ができるのが最大の特徴です。
書類を上手に整理するには三つのコツがある
片付けがあまり得意ではない人がたくさんの書類を仕分けする時に、頭を悩ませるのが、この書類は本当にいるのだろうかという疑問です。
三つの箱を用意しましょう
見た目にすぐいるいらないと判別のつくものだらけでしたら整理整頓は順調に進むのですが、書類がたくさんあると中にはいるかもしれないし、いらないかもしれないという判断に困る書類も出てくることがあります。
用意したいのは三つの空き箱です。
いると判断したものは、更に仕分けをしてファイリングし、いらない物はその場で裁断するなどして処分します。
とりあえず取っておく箱を用意する事で後で後悔するかもしれないといった精神的な不安を取り除きながら仕分け作業を進められるので整理整頓が苦手な人でも作業が捗ります。
山積みになってしまった書類はまず、いるのかいらないのかという事を判断しながら数を減らす所から始めましょう。
自宅に届く書類を整理する時の仕組みを作ろう
自宅にはたくさんの書類が溜まってしまうわけですが、大切な書類を分類する時にどこまで分類するかという事が後々の整理整頓のしやすさにもつながっていきます。
自分の性格に合わせた分類の仕方を
几帳面な性格で、書類の整理整頓が苦痛では無い人でしたら、山積みになった書類と格闘する事なく常に書類は決まった場所にファイリングされるのでしょうが、整理整頓が苦手な人だから山積みの書類と格闘しなくてはならない時があって大変な思いをするわけです。
整理整頓が苦手な人が几帳面できっちりと書類管理ができる人の事をいきなり真似しようとしてもそれは大変な事であり、継続できるかというと難しいかもしれません。
まずは大きい括りでも大丈夫です。
それで不便だと感じたら徐々に細かく分けるようにしていけば良いので、まずは自分がやりやすいと思われる方法で書類整理のルールを設定しましょう。
書類を自宅に保存する期間も考えてみましょう
ですから重要度に合わせた保存期間を設定し、一定の期間を経て重要度が下がった書類はこまめに処分しながら保管する事も大切です。
書類に合わせた保存期間
例えば家の契約書や家賃を支払った時の領収書などは一度捨ててしまうと再発行ができませんし、トラブルがあった時には必ず必要になる書類です。
これらはしっかりとファイルに入れて永久保存しておくようにします。
公共料金の領収書は、水道ならば５年、民間の会社に支払う光熱費に関する領収書は２年ほどが目安とされています。
小学生がいると学校からのお便りも毎日たくさん持って帰ってきますが、よく見ると重要性の高い物はそんなにたくさんありませんので、一度目を通しているものといらないものを判断し、新しい物が来たら差し替えるようにして常に新しい物だけを取っておくような決まりを作るのもよいでしょう。
すでに溜まってしまっている書類を整理する時のまとめ方
すでに書類が山積みになってしまっていて途方に暮れていても、整理の仕方さえ押さえておけば大丈夫です。
山積みの書類を整理する方法
とにかくまずは書類を一か所に集めてきて、三つの箱に大きく分ける方法でいるかいらないかを決める事は先ほどもお伝えしました。
それから、いると決めた箱の中で優先順位を付けます。
重要度が高いと思われるものは種類を分類し、ファイルに入れます。
ここで、保存期間の事も考えながら古くなったものは差し替える事も大切です。
必要な書類を全てファイリングしたらあとはそのファイルの置き場所を決めて定位置を作れば自宅にできていた書類の山が消えているはずです。
ファイルの置き場所も、その後の整理整頓のしやすさを変えますから、取り出しやすい所に置く事が大切でしょう。
文明の利器を使って書類整理も便利
学級通信などは後から読み返すと楽しいので取っておいている人もいらっしゃるかもしれませんが、パソコンにスキャンするなどして電子化すると置き場所を取らないので便利です。
